La caisse enregistreuse : est-ce une obligation ?
Théoriquement, les commerçants n'ont pas pour obligation d'avoir une caisse enregistreuse. Celle-ci n'en est pas inutile pour autant. Au contraire, elle peut transformer le quotidien des vendeurs et faciliter la gestion des comptes. Sans cela, les transactions doivent être effectuées de façon manuelle. On utilisera une calculatrice et un ticket de caisse sous forme de carnet de souche. Si vous êtes une entreprise qui n'utilise pas de règlements en espèces, vous pouvez faire l'impasse de cet outil. Idem pour les sociétés spécialisées dans le B2B. Par ailleurs, si vous êtes un commerçant qui propose ses produits à des particuliers, la caisse enregistreuse est vivement recommandée.
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La certification de la caisse enregistreuse
Si l'usage d'une caisse enregistreuse tactill, numérique ou alphanumérique n'est pas une obligation en soi, ceux qui y ont recours doivent respecter une réglementation précise. En effet, cet outil doit être certifié, dès lors qu'il est utilisé par des commerçants assujettis à la TVA et qui effectuent des ventes à des particuliers qui ne le sont pas. Une caisse certifiée signifie doit être à la fois inaltérable, sécurisée, durable et permettant d'archiver les comptes.
Les informations introduites dans la caisse ne sont pas modifiables. En cas d'annulation, il faudra ajouter des lignes sans pour autant altérer les données initiales. Celles-ci sont conservées jusqu'à 6 ans. Cependant, il faut prévoir des clôtures momentanées en fin de journée, de mois et d'année.
Les autres obligations du commerçant
Le commerçant n'est pas soumis à des obligations concernant la caisse de manière directe :
- Remettre au client une note détaillée si un paiement supérieur à 25 euros a été effectué
- Tenir un livre de caisse. Ce journal de caisse est utilisé pour recenser les paiements en espèces, que ce soient les entrées ou les sorties. Toutes les transactions sont alors enregistrées en respectant un ordre chronologique. La caisse permet aussi d'introduire des données comme la date de l'achat, le numéro de la carte d'identité nationale, l'opération réalisée et le prix.
Comme vous pouvez le conclure, sans cet appareil, il serait difficile de mener à bien toutes les actions et d'assurer leur sécurité en vue de les utiliser pour la comptabilité. Une chose est sure, la caisse enregistreuse tactile ou numérique ne laisse aucune marge d'erreur !