Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning-Anglais) est un progiciel qui vous permet de gérer tous les processus opérationnels de votre entreprise. Cet outil présente de nombreux avantages pour votre entreprise : centraliser vos données, faciliter votre gestion au quotidien, et même gagner du temps et de la productivité. Cependant, pour assurer son succès, le déploiement d'un projet ERP nécessite plusieurs étapes.
Qu’est-ce qu’un projet ERP ?
L'ERP (Enterprise Resource Planning) ou parfois appelé Prologiciel de gestion intégré ou PGI est un système d’information permettant de gérer et de suivre quotidiennement l’ensemble des services opérationnels et des informations de l’entreprise. Pour erp mise en place, il faut bien sélectionner des modules spécifiques qui correspondent au processus métier existant, tels que : la gestion financière, la gestion comptable, la gestion des ressources humaines, la gestion de la production et de la distribution, la gestion des relations client et commerciale avec un module CRM, la gestion des stocks, la gestion du commerce en ligne, etc. Le marché des ERP se développe rapidement, et les innovations technologiques et les évolutions des usages ont profondément modifié la manière dont cet outil central est conçu dans la vie de l'entreprise. L'émergence de ces nouvelles exigences a profondément modifié le paysage ERP en 2019. L'ERP vous permettra d'augmenter significativement la productivité et la sécurité de vos processus, notamment en vous aidant à relever 3 défis principaux :
- Utiliser la fonction de connexion de données communes
- Standardiser les données et les processus de l'entreprise
- Convertir les données de transaction en informations utiles
Par exemple, la saisie des ventes générera automatiquement des écritures comptables en partie double dans le journal des ventes et calcule automatiquement la TVA collectée. Par conséquent, le grand livre et le compte de résultat seront affectés en temps réel. Aujourd'hui, avec l'évolution des besoins des utilisateurs, l'ERP doit apporter une grande flexibilité aux entreprises, et le logiciel a une architecture plus ouverte pour favoriser l'intégration de processus externes et de nouvelles applications. Pour plus d'informations, consultez sur ce site.
Réaliser une étude préalable et prévoir la gestion des risques
Comme tout projet, il faut respecter les étapes de mise en place d’un erp. Pour commencer, il convient de définir en amont les raisons de mettre en place ce logiciel ERP. Puis il faut déterminer vos objectifs. La spécification est essentielle à l'élaboration et à la mise en œuvre du projet. Il déterminera les attentes et les besoins de l'entreprise et restera un document contractuel. Afin de répondre à votre cahier des charges, il est important de désigner un responsable du projet. Il forme sa propre équipe pour l'assister. Il sera également chargé de superviser l'avancement de la mise en place de l'ERP. Les membres de l'équipe projet (key users) doivent être sélectionnés selon leur représentativité dans les services impliqués et concernés par le projet (finances, achats, commerce, production, logistique, etc.), avec une vraie expression et des qualités complètes. Ainsi, pour assurer la réussite de l’intégration de cette solution logicielle ERP, tous les employés doivent être mis au courant.
Choisissez la solution qui convient à votre entreprise
Lorsque le cahier des charges sera finalisé, il sera envoyé à la liste de prestataires préalablement choisis : vous pourrez les retrouver dans les médias professionnels, en ligne, et même au bouche à oreille. Les activités liées au monde ERP, telles que webinaires, salons, conférences, vous permettront également de choisir les activités qui vont répondre à votre projet ERP. Le processus de sélection consiste en la définition de nombreux critères de sélection, tels que la technologie utilisée, l'étendue des fonctions ou la simplicité d'évolution. Pour faire un choix sur l'éditeur, vous pouvez également vous appuyer sur sa clientèle et ses recommandations en matière de service et de maintenance (ses recommandations et support sont-ils précis et complets ?) ; vérifier leurs résultats financiers (l'entreprise est-elle pérenne ?), Tester l'application ou encore l'organisation de séminaires avec vos utilisateurs clés peuvent être pertinents. Après avoir choisi un prestataire, votre progiciel de gestion intégré (ERP) est enfin prêt à être déployé ! Si la qualité de la configuration est là, le déploiement de la solution sera réussi.